Klanten

Je klanten en leads vinden, hun klantkaart lezen en bijwerken, en privacyverzoeken afhandelen.

Wat je hier doet

Elke bestelling en elk inkomend bericht krijgt vanzelf een klantkaart. Hier vind je die kaarten terug: wie je klanten zijn, wat ze bestelden, wat ze betaalden en wanneer je met ze sprak. Op de klantkaart werk je gegevens bij, voeg je dubbele kaarten samen en handel je verzoeken om inzage of wissen af.

Waar je het vindt

Klantcontact > Klanten, adres /klanten. Een klantkaart open je met een klik op de naam.

Bovenaan het aantal klanten en hoeveel er deze maand bij kwamen.
De weergaven Alle, Klanten en Leads, met tellers. Zodra er contactberichten als spam gemarkeerd zijn, staat er ook Spam.
Vanaf 20 betalende klanten de segmenten Alles, Kampioenen, Trouw, Nieuw en Slapend.
Een zoekveld (naam, e-mailadres of telefoonnummer), filters op Nieuwsbrief, Land, Klant sinds, Min. bestellingen, Betaalde omzet en Laatste bestelling, en Exporteren (CSV).
Je favorietenbalk, om filters onder een eigen naam te bewaren.
De lijst met Klant, Bestellingen, Betaalde omzet, Gemiddeld, Laatste bestelling en Nieuwsbrief. Klik op de kop Betaalde omzet om daarop te sorteren.

Op de klantkaart: de cijfers, de actierij (Mail sturen, Bellen, Korting geven, Na levering, Gegevens wijzigen, Gegevens exporteren, Klanten samenvoegen en Persoonsgegevens redigeren), de tijdlijn met filters, en de kaarten Bereikbaar via, Adressen, Toestemming, Notities en Privacy.

Zo werk je ermee

Een klant vinden

Typ een naam, e-mailadres of telefoonnummer in het zoekveld en druk op Enter.
Verfijn met een weergave, een segment of een filter. Elke keuze staat in het adres, dus delen en terug werken gewoon.

Lead of klant

Een kaart heet Klant zodra er minstens één betaalde bestelling aan hangt, anders Lead. Dat rekent Volledo telkens zelf uit: een lead wordt vanzelf klant bij zijn eerste betaalde bestelling. Met de hand omzetten kan niet.

De klantkaart lezen

Cijfers: bestellingen, betaalde omzet (na terugbetalingen), gemiddelde orderwaarde en laatste bestelling.
Tijdlijn: bestellingen, gesprekken, mails, notities en bezoeken aan je winkel (alleen met toestemming van de bezoeker), nieuwste boven. Filter met Alles, Bestellingen, Gesprekken, Mails, Notities, Bezoeken en Systeem.
Bereikbaar via: alle e-mailadressen en telefoonnummers van deze klant, met waar ze vandaan komen.
Toestemming: of de klant de nieuwsbrief wil.
Het klantprofiel: wat de klant zelf over zichzelf vertelde in gesprekken. Met Aanpassen wijzig, verwijder of voeg je een regel toe.

Gegevens en adressen bijwerken

Klik op Gegevens wijzigen en pas voornaam, achternaam, e-mailadres of telefoonnummer aan.
Klik op Gegevens opslaan. In de tijdlijn staat wie het deed en wanneer.
Adressen beheer je op de kaart Adressen met Adres toevoegen, Wijzigen en Verwijderen. Daar kies je ook het standaard bezorg- en factuuradres.

Een factuur die al gemaakt is, verandert hierdoor niet. Zie Facturen.

Een notitie toevoegen

Typ je notitie bij Notities en klik op Notitie opslaan.
Een notitie is vast: wie iets wil corrigeren, schrijft een nieuwe. Een eigenaar of beheerder kan een notitie wissen met een reden; in de tijdlijn blijft staan wie hem wiste en wanneer.

Contact opnemen

Mail sturen opent het e-mailgesprek met deze klant in de klantenservice. Loopt er al een gesprek, dan ga je daarin verder.
Bellen werkt als je winkel een telefoonnummer heeft in Instellingen › Telefonie.
Korting geven brengt je naar Kortingscodes. Een code geldt daar voor de hele winkel.
Na levering geeft deze klant toestemming om één bestelling na levering te betalen. Vul het e-mailadres in waarmee hij bestelt, Tot bedrag in € en Dagen geldig, en klik op Link maken. Met Bericht kopiëren neem je het bericht met de link over; versturen doe je zelf.

Twee kaarten samenvoegen

Klik op Klanten samenvoegen en zoek de tweede kaart.
Kies per veld (naam, e-mail, telefoon, adres) welke kaart je aanhoudt.
Bevestig. Bestellingen, gesprekken, adressen en problemen gaan naar de kaart die blijft. De andere kaart verwijst daarna door.

Samenvoegen kun je niet ongedaan maken.

Een privacyverzoek afhandelen

Inzage: klik op Gegevens exporteren. Je krijgt een zip met leesbare bestanden: profiel, adressen, bestellingen, gesprekken met hun berichten, retouren, notities, bezoeken en marketing. Kijk bij gesprekken na of er berichten van anderen tussen staan voor je de zip doorstuurt.
Wissen: klik op Persoonsgegevens redigeren. Kies een Grondslag, typ REDIGEER en klik op Onherstelbaar redigeren. Naam, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, toestemming, notities en verstuurde marketing verdwijnen. Bestellingen en facturen blijven bewaard, want die moet je zeven jaar houden.

Redigeren kan niet zolang er een bestelling of retour van deze klant openstaat; de knop noemt dan het ordernummer.

Wat Volledo vanzelf doet

Klantkaart bij elke bestelling en elk bericht. Volledo zoekt eerst een bestaande kaart op e-mailadres of telefoonnummer. Is die er niet, dan komt er een nieuwe. Een automatische afzender (zoals noreply) en een anonieme beller krijgen geen kaart.
Nooit stil samenvoegen. Hoort een nummer al bij een kaart met een ander e-mailadres, dan koppelt Volledo niet vanzelf.
Segmenten. Elke nacht deelt Volledo je klanten opnieuw in als Kampioen, Trouw, Nieuw of Slapend. De grenzen stel je in bij Instellingen, onder Segmenten.
Klantprofiel. Is een gesprek met een gekoppelde klant twee uur stil, dan zet Volledo nieuwe feiten die de klant vertelde in het profiel. Gevoelige zaken, bedragen, telefoonnummers en adressen zet het er nooit zelf in.

Wat niet kan

Een klantkaart verwijderen kan niet. Redigeren wist de persoonsgegevens, de kaart blijft als "Geredigeerde klant".
Redigeren en samenvoegen kun je niet terugdraaien.
Een notitie bewerken kan niet.
Met de hand een klantkaart aanmaken kan op de klantenlijst niet; dat gaat vanuit een gesprek met Nieuwe klantkaart in de klantenservice.
Een kortingscode die alleen voor deze ene klant werkt, kun je niet maken.
Een export gaat tot 5.000 klanten.
Exporteren, redigeren en samenvoegen mogen alleen een eigenaar of beheerder. Gegevens wijzigen, adressen en notities kunnen alle rollen behalve alleen-lezen.

Je eigen Claude

Via de koppeling kan je eigen Claude klanten lezen:

search_customers zoekt klanten, 25 per keer, op naam, e-mailadres of telefoonnummer, met contactgegevens, aantal bestellingen en betaalde omzet.
get_customer haalt één klant op: contactgegevens, adressen, cijfers, recente bestellingen en recente gesprekken.

Notities van je team en het verloop van redactie of samenvoegen krijgt Claude niet te zien. Hij kan dus vertellen wie een klant is en wat die bestelde, en met get_order of get_conversation verder lezen. Gegevens wijzigen, samenvoegen, exporteren en redigeren doe je altijd zelf.