Facturen

Je facturen en creditnota's bekijken, opnieuw mailen en exporteren, en waarom een factuur nooit verandert.

Wat je hier doet

Hier staan al je facturen en creditnota's. Volledo maakt ze zelf: je hoeft niets in te vullen of aan te klikken om te factureren. Je bekijkt ze, opent de PDF, mailt ze nog een keer naar de klant en exporteert ze voor je boekhouding.

Waar je het vindt

Verkoop > Facturen, adres /facturen. Een factuur openen gaat via het factuurnummer in de lijst.

Tabs: Alles, Openstaand, Betaald en Creditnota, elk met een teller.
Bovenaan de regel Reeks sluitend: met het eerste en laatste factuurnummer.
Een zoekveld (factuurnummer, ordernummer of klant), de filters Jaar en Btw-tarief, en Exporteren (CSV).
Je favorietenbalk, om filters onder een eigen naam te bewaren.
De lijst met Factuur, Klant, Bestelling, Status, Excl. btw, Totaal en per rij PDF en Mail.
Rechtsboven Boekhoudexport. Die staat uit: er is nog geen boekhoudpakket te koppelen.

Op een factuur zelf: de regels, het btw-blok per tarief, Gefactureerd aan, Van (je bedrijfsgegevens), Wat er gebeurd is en de knoppen PDF openen en Opnieuw mailen.

Zo werk je ermee

Een factuur opzoeken

Typ een factuurnummer, ordernummer of e-mailadres van de klant in het zoekveld.
Kies eventueel een tab, een Jaar of een Btw-tarief. Elke keuze is een eigen adres, dus terug en delen werken gewoon.
Klik op het factuurnummer om de factuur te openen, of op Bestelling om naar de bestelling te gaan.

De PDF openen

Klik op PDF in de lijst of op PDF openen op de factuur.
De PDF wordt bij het eerste openen gemaakt en daarna nooit opnieuw. Mail en portaal gebruiken hetzelfde bestand.

Een factuur opnieuw mailen

Klik op Mail in de lijst of op Opnieuw mailen op de factuur.
Dezelfde mail met dezelfde PDF gaat naar het e-mailadres van de bestelling. Bij een creditnota is dat de creditnotamail.
Boven de knoppen staat daarna of het gelukt is, of waarom niet.

Je kunt geen ander adres en geen eigen tekst kiezen. Per factuur kan het hoogstens drie keer per uur. Bij een volledig gecrediteerde factuur staat de knop uit: mail dan de creditnota.

Exporteren voor je boekhouding

Kies de tab en filters die je wilt, bijvoorbeeld een jaar.
Klik op Exporteren (CSV). Het bestand bevat per factuur nummer, datum, soort, bestelling, klant, e-mail, excl. btw, btw en totaal, met een creditnota als negatief bedrag.

Een export gaat tot 5.000 facturen. Staan er meer in je selectie, dan meldt het scherm dat; kies dan een jaar.

Wat Volledo vanzelf doet

Factuur bij een winkelbestelling. Zodra de betaling binnen is, maakt Volledo de factuur en mailt die met de PDF als bijlage naar de klant. Een winkelbestelling krijgt dus pas een factuur als hij betaald is.
Factuur bij een offerte. Geeft een klant akkoord op een offerte, dan krijgt hij meteen een factuur die nog betaald moet worden, met zeven dagen betaaltermijn. De mail heeft de knop "Betaal nu", de PDF een QR-code naar de bestelpagina. Zo'n factuur staat onder Openstaand en schuift vanzelf naar Betaald als de klant betaalt. Er gaat geen betaalherinnering of aanmaning uit.
Creditnota bij een terugbetaling. Betaal je een klant terug via de bestelling of een retour, dan maakt Volledo een creditnota voor precies dat bedrag, verdeeld over de btw-tarieven van de factuur. Annuleer je een bestelling uit een offerte die nog niet betaald is, dan komt er ook een creditnota. Zie Betalingen en Retouren.
Opnieuw proberen. Lukt de factuurmail niet, dan probeert Volledo het binnen 72 uur na uitgifte nog een paar keer, tot drie mislukte pogingen.
Status in de lijst. Een factuur waarvan creditnota's samen het hele bedrag terugdraaien, staat op Gecrediteerd. Bij een deel staat Deels gecrediteerd.

Nummering

Facturen krijgen een nummer uit één doorlopende reeks per winkel, zoals 2026-000123, zonder gaten.
Een creditnota krijgt het volgende nummer uit dezelfde reeks. Bovenaan de creditnota staat "Correctie op factuur" met het nummer en de datum van de factuur die hij corrigeert, ook op de PDF.
De regel Reeks sluitend: laat zien dat de reeks aaneengesloten is. Mislukt een creditnota, dan krijgt hij geen nummer; er gaat dus nooit een nummer verloren.

Wat niet kan

Een factuur wijzigen of verwijderen kan niet. Een factuur ligt vast op het moment dat hij gemaakt wordt: regels, bedragen, btw, naam en adres van de klant. Past de klant later zijn naam of adres aan, dan verandert een al gemaakte factuur niet. Corrigeren gaat alleen met een creditnota, en die ontstaat bij een terugbetaling.
Zelf een factuur maken kan niet. Een factuur ontstaat alleen uit een betaalde bestelling of een geaccepteerde offerte.
Zelf een creditnota maken kan niet. De knop Creditnota maken staat uit. Maak een terugbetaling op de bestelling; de creditnota volgt dan vanzelf.
Een boekhoudpakket koppelen kan nog niet. Gebruik Exporteren (CSV) met een jaar erop.
Je startnummer of het formaat van de nummers kiezen is geen knop in het portaal.
Zonder complete bedrijfsgegevens of geverifieerd winkeldomein gaat er geen factuurmail uit. Vul je gegevens in bij Instellingen. Op de factuur staat dan bij Van "Nog geen bedrijfsgegevens ingevuld".
Een testbestelling krijgt geen factuurmail. Tijdens je proef gaat er geen mail naar klanten.
Mailen kan elke rol behalve alleen-lezen.

Je eigen Claude

De koppeling heeft geen eigen handeling voor facturen: je eigen Claude kan geen factuurlijst ophalen, geen PDF openen en niets mailen. Met get_order ziet hij bij een bestelling wel het factuurnummer, als er een is. Verder kan hij uitleggen hoe facturen en creditnota's ontstaan en waar je ze vindt. Mailen, exporteren en terugbetalen blijven bij jou.