Instellingen

Alle onderdelen van Instellingen: bedrijf, huisstijl, verzending, betalingen, klantcontact, team en koppelingen.

Wat je hier doet

In Instellingen leg je vast wie je bent, hoe je winkel eruitziet, hoe je verzendt en betaald wordt, hoe je met klanten praat en wie er in je team zit. Elk onderdeel heeft een eigen paneel. Wat je opslaat, komt in het wijzigingslog met wie het deed en wanneer.

Waar je het vindt

Menu: Instellingen, los onderaan het menu (op de telefoon via Meer). Adres: /instellingen. Een paneel opent op /instellingen?paneel= met de naam erachter, bijvoorbeeld /instellingen?paneel=huisstijl.

Instellingen opent met een overzicht: een blok per onderdeel, in vier groepen.

Winkel en merk: Bedrijfsgegevens, Winkel, Huisstijl, Domeinen en Beleidsteksten.
Verkopen: Verzending en btw, Betalingen, Specificaties, Doelen en Segmenten.
Klantcontact: Mailbezorging, Kanaalinstellingen, WhatsApp-sjablonen, Snelle antwoorden en Telefonie.
Team en systeem: Gebruikers en rollen, Meldingen, Koppelingen, Meting en toestemming, Weergave en Wijzigingslog.

Boven de blokken staat een zoekveld; het vindt ook gewone woorden als btw, logo, kvk of uitnodigen. Blijft er één blok over, dan opent Enter het. Vraagt een onderdeel aandacht, dan draagt het blok het label Actie nodig en staat er bovenaan een link naar. In een paneel staat links hetzelfde menu, met bovenaan Alle instellingen. Op de telefoon staat alleen het paneel, met ‹ Instellingen erboven.

Zo werk je ermee

Bedrijfsgegevens

Drie kaarten: Identiteit (statutaire naam, handelsnaam, rechtsvorm, KvK-nummer en btw-identificatienummer), Adressen (adres, postcode, vestigingsplaats en een retouradres als retouren ergens anders aankomen) en Contact (telefoon en klantenservice-e-mail).

Vul alle velden met "verplicht" in. Het btw-nummer heeft de vorm NL, negen cijfers, B en twee cijfers.
Druk op Opslaan. Wijzigingen ongedaan maken zet nog niet opgeslagen invoer terug.

Zolang er wettelijk verplichte velden ontbreken, staat er een waarschuwing: zonder die gegevens mag er geen geldige factuur of zakelijke mail uit. Bij een eenmanszaak tonen we de rechtsvorm nergens aan klanten.

Winkel

Vul de winkelnaam in; die staat overal in je winkel en in Volledo.
Vul de Titelregel voor Google in, hooguit 45 tekens. Dat wordt de blauwe regel in Google, met je winkelnaam erachter.
Vul de Korte omschrijving in. Die gaat mee als beschrijving voor zoekmachines en deelvoorbeelden.
Druk op Opslaan.

De kaart Vindbaarheid in zoekmachines laat alleen zien of je winkel in Google mag verschijnen. Standaard staat dat uit; het gaat aan als je winkel live gaat.

Onderaan staat de Gevarenzone (alleen eigenaar en beheerder):

Winkel sluiten… of Winkel heropenen…: typ de winkelnaam over om de knop aan te zetten. Een gesloten winkel toont bezoekers "We zijn even dicht"; Volledo zelf blijft gewoon werken.
Eigenaarschap overdragen (alleen de eigenaar): kies een lid van je winkel bij Nieuwe eigenaar en typ de winkelnaam over. Dat lid wordt eigenaar en jij wordt beheerder. Terugdraaien kan alleen de nieuwe eigenaar.

Huisstijl

Kies een Hoofdkleur en een Accentkleur met de kleurkiezer of als hexcode: een hekje met zes tekens, zoals je die uit je huisstijlgids kent.
Kijk naar Contrast met wit: de hoofdkleur moet minstens 4,5 tegen 1 halen, anders is het paneel rood.
Zet bij Logo je logo erop: SVG, PNG, JPG of WebP, tot 1 MB. Een lichte variant is verplicht, een donkere mag. Vul de alt-tekst in.
Zet bij het mail-logo een PNG voor je mails en facturen; Gmail en Outlook tonen geen SVG.
Druk op Opslaan.

De kaart Waar dit landt laat zien waar elk onderdeel gebruikt wordt. De hoofdkleur kleurt je winkel, de kassa, je mails en je facturen; de accentkleur alleen winkel en kassa.

Domeinen

Hier zie je welke adressen aan je winkel hangen, met hun status: Actief of Wacht op DNS. Dit paneel is alleen om te lezen. Volledo hangt je domein aan als je abonnement loopt.

Beleidsteksten

Vier vaste teksten: Algemene voorwaarden, Privacyverklaring, Herroepingsrecht en retour en Verzenden en bezorgen. Elke rij staat op Gepubliceerd, Concept of Leeg.

Bij een lege tekst: klik op Start met sjabloon. Je krijgt koppen als startpunt, geen juridische tekst. Laat een jurist meekijken.
Schrijf de tekst en sla hem op als concept. Een concept staat nog niet in je winkel.
Klik op Publiceren… en bevestig. Pas dan staat de tekst live, met een nieuw versienummer.
Een gepubliceerde tekst pas je aan met Bewerken; dat maakt weer eerst een concept.

Verzending en btw

Zet bij Bezorglanden aan waar je bezorgt: Nederland en België. Per land kun je een melding van hooguit 240 tekens zetten die de kassa onder het landveld toont. Minstens één land blijft aan.
Klik bij Verzendmethodes op Methode toevoegen. Vul de naam in (1 tot 40 tekens), de prijs, eventueel een bedrag waarboven verzending gratis is, de landen en een levertijd van hooguit 60 tekens.
Zet de methode actief en sla op. Met Bewerken pas je een methode later aan.
Kies het Standaardtarief voor nieuwe producten: 21% of 9%. Bestaande producten veranderen niet mee.

Heb je nog geen enkele verzendmethode, dan rekent de kassa geen verzendkosten. Staan er wel methodes, maar geen actieve voor een land waar je bezorgt, dan kunnen klanten uit dat land niet afrekenen; het paneel zegt dat erbij. Prijzen in je winkel zijn altijd inclusief btw. Onder Tarieven op je producten zie je met welke tarieven je prijzen echt worden afgerekend.

Betalingen

Bovenaan staat Klanten betalen via, met Mollie, Stripe en Pay.nl. Elke dienst heeft een eigen kaart.

Volg op de kaart van je dienst de stappen om een sleutel te maken. Mollie: een live API-sleutel en voor de uitbetalingen een organisatietoken. Stripe: een beperkte live-sleutel. Pay.nl: tokencode, API-token en verkooplocatie.
Plak de sleutel en koppel. Volledo test hem meteen bij de dienst en slaat hem pas op als dat lukt; anders staat eronder wat er mis is.
Wissel naar de dienst die je wilt gebruiken. Dat kan alleen de eigenaar; lopende betalingen en terugbetalingen blijven bij de oude dienst.
Klik op Testen in mijn browser om zelf af te rekenen via een dienst die nog niet gekozen is. Alleen jouw browser rekent dan zo af, klanten niet.

Later gebruik je Opnieuw testen of Sleutel vervangen. Van een gekoppelde sleutel zie je alleen het begin en de laatste vier tekens. Onder Betaalkeuzes in je kassa zet je per betaalmethode aan of uit wat klanten zien, zoals iDEAL, Creditcard, Bancontact en Klarna. Bij Mollie zie je ook hoe je uitbetalingen ervoor staan.

Specificaties, Doelen en Segmenten

Specificaties: de kenmerken die je per categorie bij een product invult, zoals een maat of capaciteit. Typ de naam; de vaste sleutel maakt Volledo eruit. Archiveren in plaats van verwijderen.
Doelen: een maanddoel voor omzet (incl. btw), bestellingen en gemiddelde orderwaarde. Een leeg veld is geen doel. Omzet en bestellingen krijgen een voortgangsbalk op het Dashboard.
Segmenten: de drempels voor de klantgroepen Slapend, Kampioen, Trouw en Nieuw. Na opslaan delen we al je klanten meteen opnieuw in.

Mailbezorging

Een statuspaneel om te lezen. Je ziet je afzendernaam, het afzenderadres, waar antwoorden binnenkomen en de status van het verzenddomein, met Opnieuw controleren. Onder Mislukte bezorgingen staat elke mail aan een klant die de laatste 30 dagen niet aankwam, met de reden.

Kanaalinstellingen

Vul per kanaal een Handtekening in. Die komt onder elk antwoord uit Klantenservice. Zet er zelf geen groet in; die staat er al.
Vul een Afwezigheidsbericht in als je weg bent. Een klant krijgt het één keer per gesprek per 24 uur terug. Leeg is uit.
Pas de Tekst bij een kortingscode aan. Gebruik {code} (verplicht), {korting} en {voorwaarden}.

Eigenaar en beheerder zien hier ook het adres van je productfeed, voor de catalogus van Meta. Dat adres bevat een geheime sleutel; deel het niet in mail of chat.

WhatsApp-sjablonen, Snelle antwoorden en Telefonie

WhatsApp-sjablonen: berichten die Meta moet goedkeuren, om een klant te bereiken als het venster van 24 uur dicht is. Je ziet per sjabloon de status bij Meta. Werkt alleen als er een WhatsApp-nummer aan je winkel hangt.
Snelle antwoorden: vaste antwoorden die je in Klantenservice kiest. Per antwoord een titel, voor welk kanaal, de tekst en wat er na versturen gebeurt. Archiveren haalt een antwoord uit de lijst; verwijderen bestaat niet.
Telefonie: openingstijden, doorschakelen, de teksten van de bandopnames en een keuzemenu van hooguit vijf opties. Werkt alleen als er een telefoonnummer aan je winkel hangt.

Gebruikers en rollen

Klik op Iemand uitnodigen of ga naar de kaart Teamlid uitnodigen.
Vul het e-mailadres in, kies een rol en klik op Uitnodigen. Alleen lezen staat voorgeselecteerd.
De ontvanger krijgt een mail. Heeft hij nog geen account, dan kiest hij via Wachtwoord instellen zelf een wachtwoord. Die knop is 24 uur geldig, de uitnodiging 10 dagen.
Bij een open uitnodiging kies je Opnieuw sturen of Intrekken.
Wijzig de rol van een lid in de lijst, of kies Toegang intrekken… en typ de naam over.

De rollen: Eigenaar, Beheerder, Medewerker en Alleen lezen. De tabel onderaan laat per recht zien wie het mag:

Bestellingen verwerken en producten bewerken: eigenaar, beheerder en medewerker.
Terugbetalen en instellingen wijzigen: eigenaar en beheerder.
Exporteren (CSV): iedereen.
Eigenaarschap overdragen: alleen de eigenaar.

Eigenaar en beheerder zien per lid ook een Logboek: waar iemand nu ingelogd is, wanneer hij actief was en wat hij deed. Met Overal uitloggen sluit je al zijn sessies op elk apparaat.

Meldingen

Kies in de tabel per soort of hij ook als pop-up en als push binnenkomt. Het meldingencentrum krijgt altijd alles.
Zet Geluid bij een pop-up aan of uit.
Zet bij Per mail de vinkjes voor betaalde bestelling, nieuw gesprek of probleem, en probleem dat zijn oplostijd nadert.
Zet bij Push op dit apparaat push aan, per apparaat en per winkel. Op een iPhone moet je Volledo eerst op je beginscherm zetten.
Eigenaar en beheerder zetten hier ook de dagelijkse cijfermail aan, met een uur tussen 05:00 en 12:00.

Koppelingen

Bovenaan staan je AI-koppelingen:

De eigenaar zet AI-koppelingen toestaan aan. Staat het uit, dan kan geen enkele AI bij je winkel en stoppen bestaande koppelingen meteen.
Kopieer onder AI koppelen het adres en plak het in Claude, ChatGPT (alleen Business en Enterprise) of Claude Code. Daarna log je in en geef je toestemming.
Onder Gekoppeld zie je elke koppeling, met zijn rechten en wanneer hij laatst gebruikt is. Met Inperken haal je rechten weg, met Intrekken stop je hem.

Daaronder staat een overzicht om te lezen van wat er aan je winkel hangt: je betaaldienst, e-mail versturen, e-mail ontvangen, WhatsApp, telefonie en de productfeed, elk met status en een link naar het paneel. Meer over je AI-koppeling: Je eigen Claude.

Meting en toestemming

Je leest wat Volledo zonder toestemming meet: paginaweergaven en herkomst, zonder cookie of profiel.
Vul een Clarity-project-id in voor sessieopnames; die lopen alleen bij bezoekers die daar toestemming voor gaven. Noem Clarity dan in je privacyverklaring.
Vul bij Advertenties (Meta) je Meta-dataset-id en Meta-advertentieaccount in als je met Meta adverteert.
Kies bij Ruwe metingen bewaren 90 dagen, 180 dagen of 14 maanden. Dezelfde termijn staat vanzelf in je privacyverklaring.

Weergave

Twee vinkjes: Verminder transparantie en Verminder beweging. Ze gelden voor iedereen die in je winkel werkt. Licht of donker volgt de instelling van je apparaat.

Wijzigingslog

Alles wat iemand in Instellingen opslaat, met tijd, wie, welk onderdeel, de oude en de nieuwe waarde. Filter op onderdeel; 50 regels per keer met Meer laden. Niemand kan hier iets wijzigen of wissen.

Wat Volledo vanzelf doet

Segmenten worden na opslaan meteen opnieuw berekend, en elke nacht nog een keer.
Je bewaartermijn voor metingen stuurt ook de tekst op je privacypagina en de nachtelijke opruiming.
Wijzigingen in verzending en betaalkeuzes staan binnen enkele seconden in je winkel en kassa.
De cijfermail gaat, als hij aan staat, elke dag op het gekozen uur naar de eigenaar en beheerders.

Wat niet kan

Instellingen wijzigen kan alleen de eigenaar of een beheerder. Een andere rol ziet bovenaan dat de pagina alleen te lezen is.
Zelf een domein toevoegen kan niet; Volledo hangt je domein aan.
Btw-tarieven wijzigen kan niet; die volgen de wet. Via Wijziging aanvragen stuur je ons een mail.
Een verzendmethode verwijderen kan niet; je zet hem uit. Zo blijven oude bestellingen leesbaar.
Openingstijden in Bedrijfsgegevens en een eigen afzenderadres voor mail bestaan nog niet.
Juridische teksten laten schrijven doet Volledo niet; een sjabloon geeft alleen koppen.
Het wijzigingslog aanpassen kan niemand.

Je eigen Claude

Deze handelingen passen bij Instellingen:

get_shop_settings: leest je bedrijfsgegevens (zonder bankrekening), je merkkleuren, of er een logo is en je verzendmethodes.
update_brand_colors: zet je hoofdkleur en accentkleur, met dezelfde contrasttoets als in Volledo. Dit is het enige dat Claude meteen live zet; de oude kleur staat in het wijzigingslog.
create_shipping_method_draft: maakt een verzendmethode die altijd uit staat. Jij zet hem aan bij Verzending en btw.
update_shipping_method_draft: past een verzendmethode aan die uit staat. Een actieve methode weigert hij, en aan- of uitzetten kan hij niet.

Wat altijd bij jou blijft: bedrijfsgegevens, logo, btw, betalingen en beleidsteksten, je team en rollen, en het aan- of uitzetten van AI-koppelingen. Claude kan wel uitleggen in welk paneel iets staat.