Retouren

Retouren aanmelden, de ontvangst vastleggen en terugbetalen, met de bedenktijd van de klant in beeld.

Wat je hier doet

Retouren is je werklijst voor pakketten die terugkomen. Je meldt een retour aan op de bestelling, legt hier vast dat het pakket binnen is en start daarna de terugbetaling. Per retour zie je hoe lang de bedenktijd van de klant nog loopt.

Waar je het vindt

Menu Verkoop > Bestellingen > Retouren, adres /orders/retouren. Op de bestelling zelf staan de knop Retour aanmelden in de actiebalk en de kaart Retouren in de rechterkolom.

Op het scherm:

Tegels en weergaven: Open (alles wat nog niet is afgerond), Aangemeld, Ontvangen en Afgerond, elk met een aantal. Klik op een tegel om te wisselen.
Zoekveld: "Zoek op ordernummer, klant of reden…", en een Periode-filter (7, 30 of 90 dagen, gerekend vanaf de aanmelding).
Exporteren (CSV): precies de weergave, zoekterm en periode die je ziet, tot 5.000 regels.
Tabel met de kolommen Bestelling, Klant, Reden, Status, Termijn en Terug te betalen.
Per rij de knop Ontvangst registreren of Terugbetaling starten, afhankelijk van de stand.

Zo werk je ermee

Een retour aanmelden

Open de bestelling via Bestellingen.
Klik Retour aanmelden in de actiebalk of in de kaart Retouren.
De hele bestelling staat nu als retour op Aangemeld, met alle regels en de volledige hoeveelheid.

Een bestelling die nog niet betaald is of geannuleerd is, kan geen retour krijgen. Twee keer klikken maakt geen tweede retour.

De ontvangst registreren

Zet de lijst op Aangemeld of Open.
Is het pakket binnen, klik dan bij die retour Ontvangst registreren.
De retour staat op Ontvangen en wacht op de terugbetaling.

Er gaat hierbij geen geld weg. Elke rol behalve alleen-lezen mag dit.

Terugbetalen

Klik bij een ontvangen retour Terugbetaling starten.
Er opent een bevestiging met het bedrag en het ordernummer.
Klik Ja, terugbetalen. De knop toont "Bezig…" zodat een dubbele klik geen tweede terugbetaling start.

Dit is een volledige terugbetaling van de bestelling, via de oorspronkelijke betaling. Alleen een eigenaar of beheerder kan hem starten. Wil je een deel terugbetalen (bijvoorbeeld als er één product terugkwam), gebruik dan Terugbetalen op het orderdetail; daar kies je Deelbedrag of Per regel. Hoe dat venster werkt staat bij Betalingen.

Na de terugbetaling gaat de retour vanzelf naar Afgerond. Rondt de betaaldienst de terugbetaling niet meteen af, dan blijft de retour op Ontvangen met de melding "Terugbetaling gestart bij de betaaldienst. De retour wordt afgehandeld zodra die is bevestigd." en springt hij later vanzelf door. Mislukt de terugbetaling bij de betaaldienst, dan blijft de retour op Ontvangen met een foutmelding; er is dan geen geld teruggegaan.

De termijn lezen

De kolom Termijn laat zien hoe lang de bedenktijd van de klant nog loopt:

nog N dagen: tot de laatste dag, geel vanaf drie dagen of minder;
verlopen: de laatste dag is voorbij;
bedenktijd nog niet begonnen: de beloofde bezorgdag moet nog komen;
bezorgdatum niet vastgelegd: er is geen bezorging en geen beloofde dag bekend.

De bedenktijd telt vanaf de vastgelegde bezorging, en zolang die er niet is vanaf de beloofde bezorgdag. Het is veertien dagen, of de ruimere termijn die je winkel belooft. Leg daarom de echte bezorgdag vast met Markeer bezorgd op Zendingen, zeker als een pakket later kwam dan beloofd.

Een retour afwijzen

Op dit scherm kun je een retour niet afwijzen. Bij een ontvangen retour staat op het Dashboard de kaart Retour ontvangen, met volledig terugbetalen, deels terugbetalen of afwijzen. Afwijzen vraagt een reden en betaalt niets terug.

Herroepingen

Een klant kan zijn koop zelf herroepen via zijn bestelstatuspagina. Een herroeping is geen retour in deze lijst. Wacht er een op opvolging, dan staat bovenaan een melding met de link Beslissen op het dashboard. Herroept een klant voordat zijn zending weg is, dan houdt Volledo die zending tegen; je betaalt dan terug via de bestelling.

Wat Volledo vanzelf doet

Elke statuswissel van een retour verschijnt in de tijdlijn van de bestelling.
Na een voltooide terugbetaling maakt Volledo een creditnota en mailt die naar de klant, ook als de terugbetaling via deze lijst liep.
Bevestigt de betaaldienst een terugbetaling later, dan gaat de retour vanzelf naar Afgerond.

Wat niet kan

Een retour voor een deel van de bestelling aanmelden. Aanmelden geldt altijd voor de hele bestelling; terugbetalen kan wel per regel op het orderdetail.
Een retour op dit scherm afwijzen of annuleren. Afwijzen doe je op het dashboard.
Een retour voor een bestelling die nog niet betaald is of geannuleerd is.
Een retourlabel maken. Dat regel je met je vervoerder.
Zien of een retour een herroeping of een garantieclaim is. De reden is vrije tekst.

Je eigen Claude

Er is geen eigen handeling van de koppeling voor retouren. Met search_orders (tab retour) vindt je eigen Claude de bestellingen met een retour, en get_order toont de retourstand van één bestelling. Een retour aanmelden, de ontvangst registreren, terugbetalen of afwijzen kan Claude niet: dat doe je altijd zelf.