Offertes

Een offerte samenstellen, versturen en volgen tot de klant akkoord geeft en er een bestelling uit ontstaat.

Wat je hier doet

Een offerte is een aanbod met een vaste prijs en een einddatum. Je stelt hem samen uit je eigen catalogus, met vrije regels erbij, en verstuurt hem naar je klant. Die opent hem via een link, zonder account, en geeft akkoord of slaat af. Een akkoord wordt vanzelf een bestelling met precies de offerteprijzen.

Waar je het vindt

Verkoop > Offertes, adres /offertes.

Rechtsboven: Nieuwe offerte.
Bovenaan vier kaarten: Openstaande waarde, Verloopt binnen 7 dagen, Slagingskans en Doorlooptijd tot akkoord.
Daaronder statuschips om te filteren: Concept, Verstuurd, Bekeken, Onderhandeling, Geaccepteerd, Besteld, Verlopen, Geweigerd en Ingetrokken. Zodra je een testofferte hebt, staat er ook Testoffertes.
De lijst heeft de kolommen Offerte, Klant, Type, Bedrag, Status, Geldig tot en Activiteit.
Op een geopende offerte: de gegevens, Regels, Regel toevoegen, het Verloop en onderaan de knoppen Prijzen verversen, Markeren als test, Intrekken, Nieuwe versie en Versturen naar klant. Je ziet alleen de knoppen die in die status iets doen.

Zo werk je ermee

Een offerte maken

Klik op Nieuwe offerte.
Vul Naam van de klant, E-mailadres, Type klant (consument of zakelijk) en Geldig tot in. De datum is verplicht en mag niet in het verleden liggen.
Klik op Offerte aanmaken. De offerte krijgt een eigen nummer, zoals Q-2026-0001.

Het type klant is meer dan een etiket. Bij een consument staan de prijzen inclusief btw en toont de pagina van de klant de wettelijke informatie, veertien dagen bedenktijd en een knop met betalingsverplichting. Bij zakelijk staan de prijzen exclusief btw, vervalt de bedenktijd en vraagt het formulier naam en functie van wie tekent.

Regels toevoegen

Kies onder Regel toevoegen bij Uit de catalogus een product en een aantal, en klik op Toevoegen. Omschrijving, prijs en btw-tarief worden op dat moment vastgezet. De prijs is die van de standaardvariant, gelijk aan wat de klant in je winkel betaalt.
Of vul een Vrije regel in: omschrijving, aantal, Bedrag incl. btw en Btw. Handig voor werk of onderdelen die niet in je catalogus staan.
Vink Optioneel, klant kiest aan als de klant zelf mag beslissen of de regel erbij komt. Hij kan de regel aan- of uitvinken en het totaal rekent mee. Het aantal kan hij niet aanpassen.

De prijs op een offerte beweegt niet mee met je catalogus. Wil je de nieuwe catalogusprijzen erin, klik dan op Prijzen verversen. Vrije regels blijven dan staan.

Korting, vrijblijvend en betaalmethoden

Vul Korting op het totaal in, met een Reden van de korting. Die reden ziet de klant.
Vink Vrijblijvende offerte aan als je het aanbod wilt kunnen intrekken. Zonder dat vinkje ligt het vast tot de einddatum.
Kies bij Betaalmethoden voor Zoals de winkel (de methoden van je kassa) of Alleen iDEAL of bankoverschrijving.
Klik op Opslaan.

Versturen

Controleer de regels en het totaal.
Klik op Versturen naar klant. De offerte ligt dan vast, er komt een beveiligde link en die gaat per mail naar de klant.

Versturen lukt alleen als je winkel een geverifieerd domein heeft, je bedrijfsgegevens compleet zijn (statutaire naam, adres en KvK-nummer, zie Instellingen) en de einddatum niet voorbij is. Gaat de mail niet weg, dan is de offerte toch verstuurd en werkt de link; je kunt hem zelf delen.

Iets aanpassen na versturen

Open de verstuurde offerte en klik op Nieuwe versie.
Er komt versie 2 als concept, met de regels en de korting van versie 1. Versie 1 blijft bewaard en kan de klant niet meer accepteren; zijn link zegt dat je het aanbod aanpast.
Pas aan en klik op Versturen naar klant. De klant krijgt een mail met dezelfde link.

Is het aanbod niet vrijblijvend en loopt de termijn nog, dan waarschuwt het scherm eerst. Een tweede klik op Ja, nieuwe versie maken gaat door.

Een offerte intrekken

Open de verstuurde offerte en klik op Intrekken.
Bij een niet-vrijblijvend aanbod met lopende termijn bevestig je met Ja, toch intrekken.

De offerte verdwijnt uit je werklijst en de openstaande waarde, en blijft terug te vinden onder de chip Ingetrokken.

Volgen wat de klant deed

Op een verstuurde offerte staat het blok Wat de klant deed: hoe vaak hij de offerte opende, hoe lang hij las, hoe ver hij scrolde, hoe lang elk deel in beeld was, welke optionele regels hij wijzigde en of hij op accepteren klikte. In de lijst toont de kolom Activiteit "nog niet bekeken" of wanneer hij de offerte voor het eerst opende, en bij een geweigerde offerte de reden die de klant opgaf.

Wat Volledo vanzelf doet

Akkoord wordt bestelling. Zodra de klant akkoord geeft en zijn leveradres invult, ontstaat een bestelling met precies de offerteprijzen en krijgt de offerte de status Besteld. Op dat moment wordt de voorraad gecontroleerd. Is er niet genoeg, of is een product niet meer actief, dan ontstaat er geen bestelling en staat "Bestelling aanmaken mislukt" in het verloop.
Mails na het akkoord. De klant krijgt de bestelbevestiging en een factuur met zeven dagen betaaltermijn en een knop "Betaal nu". Zie Facturen.
Herinnering. Drie dagen voor de einddatum krijgt de klant één herinnering per offerte, als de offerte bij hem ligt.
Verlopen. Elke ochtend gaan offertes waarvan de einddatum voorbij is op Verlopen. De klant kan een verlopen offerte nooit accepteren, ook niet voor die ochtendronde.
Meldingen. Je krijgt een melding als de klant de offerte voor het eerst opent, als hij akkoord geeft en als hij afslaat.

Wat niet kan

Een offerte weggooien kan niet. Een offerte en zijn verloop blijven minstens zeven jaar bewaard. Gebruik Intrekken, of Markeren als test voor een proefofferte; die telt dan nergens meer mee.
Een verstuurde versie wijzigen kan niet. Daarvoor is Nieuwe versie.
Een geaccepteerde of bestelde offerte intrekken kan niet: dat is een gesloten overeenkomst.
Op de pagina van de klant kan hij geen aantallen wijzigen en niet met je onderhandelen in een berichtendraad.
Aanbetaling en "op rekening" bestaan niet. De klant betaalt de bestelling via zijn bestelpagina.
Kortingscodes uit je winkel werken niet op een bestelling uit een offerte. Geef korting op de offerte zelf.
Tijdens je proef gaat er geen mail naar klanten, dus versturen staat dan uit.
Versturen, intrekken, een nieuwe versie maken en markeren als test mogen alleen een eigenaar of beheerder.

Je eigen Claude

Voor offertes heeft de koppeling geen handelingen: je eigen Claude kan offertes niet opzoeken, maken of versturen. Wel kan hij uitleggen waar alles staat en wat de regels zijn. Ontstaat er uit een akkoord een bestelling, dan vindt hij die met search_orders en get_order, zoals elke andere bestelling. Versturen, intrekken en een nieuwe versie maken blijven altijd bij jou.