Betalingen

Betalingen en uitbetalingen bekijken, terugbetalen en exporteren voor je boekhouding.

Wat je hier doet

Hier zie je elke betaling die klanten deden, met de stand bij je betaaldienst. Vanaf een betaling of een bestelling betaal je terug: volledig, een deelbedrag of per regel. Op het tabblad Uitbetalingen zie je wat Mollie naar je bankrekening overmaakte en exporteer je de regels voor je boekhouding.

Waar je het vindt

Menu Verkoop > Bestellingen > Betalingen, adres /orders/betalingen. Bovenaan staan twee tabbladen: Betalingen en Uitbetalingen.

Op het tabblad Betalingen:

Weergaven: Alles, Betaald, Open, Geautoriseerd, Mislukt en Terugbetaald. Verlopen en geannuleerde betalingen staan alleen onder Alles.
Zoekveld: "Zoek bestelling, klant of kenmerk…". Het kenmerk is het betaalnummer bij de betaaldienst, zoals een klant of boekhouder het doorgeeft.
Filters: Methode (alleen methodes die echt voorkomen) en Periode (7, 30 of 90 dagen), plus Exporteren (CSV).
Tabel: kenmerk en methode, bestelling, klant, status, bedrag en datum. Nieuwste eerst, 25 per pagina.

Klik op een betaling voor het betaaldetail: links bedrag, methode, bestelling, klant en status met de knoppen Terugbetalen, Naar de bestelling en Naar de klant, daaronder de Tijdlijn en de kaart Terugbetalingen. Rechts de kaarten Bedragen, Kenmerken en Dispuut.

Zo werk je ermee

Terugbetalen

Alleen een eigenaar of beheerder kan terugbetalen. De knop Terugbetalen staat op het orderdetail en op het betaaldetail, en opent hetzelfde venster in twee stappen.

Kies Volledig (alles wat nog niet terugbetaald is), Deelbedrag (typ een bedrag) of Per regel (vink regels en eventueel de verzendkosten aan). Bij Per regel is het bedrag wat de klant voor die regel echt betaalde, dus na aftrek van een kortingscode.
Kies een reden: Retour ontvangen, Product defect of beschadigd, Verkeerd product geleverd, Te laat geleverd, Korting achteraf of prijsafspraak, Herroeping binnen 14 dagen, Dubbel betaald of Anders. Een toelichting mag (maximaal 500 tekens) en is verplicht bij Anders.
Klik Verder. In Klopt dit? staan het bedrag, aan wie, voor welke bestelling, via welke betaling en wat er daarna nog terug te betalen is.
Klik de knop met het bedrag, bijvoorbeeld "Ja, € 150,00 terugbetalen".

Het geld gaat terug via de oorspronkelijke betaling, bij de betaaldienst waar de klant betaalde. Vlak voor het versturen rekent het portaal het bedrag opnieuw na; is er intussen iets veranderd, dan gebeurt er niets. Loopt er al een terugbetaling, dan start er geen tweede. Na een deelterugbetaling kun je later de rest terugbetalen.

Een terugbetaling annuleren

Bij een Mollie-betaling staat in de kaart Terugbetalingen bij een terugbetaling die nog In wachtrij of Wordt verwerkt staat de knop Annuleren. Dat kan zolang Mollie hem nog niet verwerkt heeft, ongeveer 2 uur. Is het te laat, dan zegt de knop dat. Een terugbetaling via Stripe of Pay.nl kun je niet annuleren.

Terugboekingen lezen

Haalt de bank geld terug (een chargeback), dan staat bij de betaling een rode badge Teruggeboekt en in de kaart Dispuut per terugboeking het bedrag, de datum en de reden van de bank. Terugbetalen staat dan uit, zodat hetzelfde geld niet twee keer teruggaat. Reageren op een terugboeking doe je bij Mollie zelf.

Kosten en netto per betaling

Onder Bedragen staan bij een Mollie-betaling Mollie-kosten, Netto voor jou en Uitbetaling. Zolang Mollie de kosten niet doorgaf, staan ze op nog niet bekend; Volledo rekent nooit zelf een tarief uit.

Overboekingen

Kiest een klant in de kassa voor een bankoverschrijving, dan krijgt hij rekeningnummer en kenmerk van de betaaldienst en koppelt de betaaldienst het geld zelf aan de bestelling. Tot het geld binnen is, staat de bestelling op Wacht op betaling en blijft de voorraad tot de vervaldag gereserveerd.

Maakte een klant bij betalen na levering toch naar je eigen rekening over, dan registreer je dat op het orderdetail met Overboeking ontvangen, zie Bestellingen. Zo'n betaling betaal je terug via je eigen bank: maak het bedrag over, open Terugbetalen op de bestelling en vink in de tweede stap aan dat je het bedrag zelf hebt overgemaakt. Het portaal legt de terugbetaling dan vast; het maakt zelf geen geld over.

Uitbetalingen bekijken

Open het tabblad Uitbetalingen.
Bovenaan staan drie cijfers: Nog niet uitbetaald, wat er deze maand is uitbetaald en de Mollie-kosten van deze maand.
De lijst toont elke uitbetaling, nieuwste eerst, met de lopende periode bovenaan: datum, Kenmerk op je afschrift, status (Open, Onderweg, Uitbetaald of Mislukt), het aantal betalingen en het bedrag.
Klik een uitbetaling voor het detail: van bruto naar netto per betaalmethode, de kosten zoals Mollie ze doorgeeft, en onder Wat erin zit elke betaling, terugbetaling en terugboeking apart.

Sluit een uitbetaling niet aan, dan krijgt hij een rode badge met het verschil. Een betaalde bestelling die na 14 dagen nog in geen uitbetaling zit, staat in een amber balk bovenaan.

Exporteren voor je boekhouding

Klik op Uitbetalingen of op een uitbetaling Exporteren.
Kies Maand, Kwartaal of Eigen (twee datums). Vanaf één uitbetaling staat Uitbetaling al gekozen.
Onderaan zie je hoeveel regels erin komen. Boven de 5.000 regels kies je een kortere periode.
Klik Exporteren. Je krijgt een CSV met per regel datum, soort, bedrag, valuta, bestelling, factuurnummer, kenmerk en uitbetaling.

De export op het tabblad Betalingen bevat precies de weergave, zoekterm en filters die je ziet, tot 5.000 regels.

Wat Volledo vanzelf doet

Elke statuswijziging bij de betaaldienst komt vanzelf binnen; de bestelling gaat op betaald zodra het geld binnen is.
Na een voltooide terugbetaling maakt Volledo een creditnota voor precies dat bedrag en mailt die naar de klant.
Is na een terugbetaling alles terug, dan worden de zendingen van die bestelling die nog niet weg zijn geannuleerd. Een deelterugbetaling raakt geen zending.
Rondt de betaaldienst een terugbetaling pas later af, dan werkt de bestelling zichzelf bij. Blijft een antwoord uit, dan rondt een hersteltaak hem af; staat hij na 24 uur nog open, dan krijgt de eigenaar een alarmmail. Zolang hij loopt, staat Terugbetalen uit, zodat niemand per ongeluk twee keer terugbetaalt.
Elke ochtend leest Volledo de uitbetalingen en kosten van Mollie in en controleert of ze aansluiten.
Eigenaar en beheerders krijgen een melding bij een mislukte of verlopen betaling en bij een terugboeking.

Wat niet kan

Geld als los bedrag overmaken. Terugbetalen gaat altijd via de oorspronkelijke betaling.
Terugbetalen als medewerker of met alleen-lezen: dat mag alleen de eigenaar of een beheerder.
Terugbetalen op een geannuleerde bestelling, of terwijl er al een terugbetaling loopt.
Reageren op een terugboeking of bewijs uploaden. Dat doe je bij Mollie.
Uitbetalingen en kosten van Stripe of Pay.nl. Die zie je in het dashboard van die dienst.
Kiezen of koppelen van je betaaldienst gebeurt niet hier, maar in Instellingen.

Je eigen Claude

Er is geen handeling van de koppeling voor betalingen of uitbetalingen. Met get_order ziet je eigen Claude wel per bestelling de betaalmethode, de betaaldatum en de totalen, en met search_orders (tab geld terug of terugboeking) welke bestellingen zijn terugbetaald of teruggeboekt. Bedragen, kosten en uitbetalingen per betaling ziet Claude niet. Terugbetalen, annuleren van een terugbetaling en exporteren kan Claude niet: geld bewegen blijft altijd bij jou. Claude kan wel uitleggen waar je iets vindt en wat een status betekent.