Zendingen

Zendingen aanmelden, als verzonden en bezorgd markeren, en zien wat onderweg vastloopt.

Wat je hier doet

Zendingen is je werklijst voor alles tussen betaald en bezorgd. Zodra een bestelling betaald is, staat haar zending hier vanzelf klaar. Je meldt hem aan bij je magazijn, markeert hem als verzonden en legt de bezorging vast. De status van de bestelling loopt daarbij mee.

Waar je het vindt

Menu Verkoop > Bestellingen > Zendingen, adres /orders/zendingen.

Op het scherm:

Tegels en weergaven: Te verzenden, Aangemeld, Wacht op klant, Onderweg, Vastgelopen en Afgeleverd, elk met een aantal. Klik om te wisselen.
Zoekveld: "Zoek op trackingcode, ordernummer of klant…", een vervoerderfilter (alleen vervoerders die in de lijst voorkomen) en een periodefilter.
Exporteren (CSV) en de favorietenbalk met + Huidige filters opslaan….
Tabel met de kolommen Zending (trackingcode, of "nog geen label"), Bestelling, Klant, Vervoerder, Beloofd en Spoor. Spoor is een balk in drie stappen die laat zien hoe ver de zending is.
Een selectiebalk zodra je zendingen aanvinkt, met de knop die bij de weergave hoort: Markeer verzonden, Markeer bezorgd of Bezorging corrigeren.

Zo werk je ermee

Aanmelden bij je magazijn

Aanmelden betekent: je hebt de bestelling doorgegeven en wacht nu tot hij de deur uitgaat. Zo zie je wat nog werk is en wat alleen wachten is.

Klik bij een zending in Te verzenden op Aanmelden, of vink er meer aan.
Kies het magazijn, of Eigen voorraad als je zelf verstuurt.
Kies de datum (standaard vandaag, niet in de toekomst en niet vóór de besteldag) en vul eventueel de referentie van het magazijn in.
Bevestig. De zending staat onder Aangemeld.

Is de beloofde bezorgdag voorbij en is de zending nog niet weg, dan wordt het label amber: Aangemeld, te laat. Zonder beloofde bezorgdag gebeurt dat drie werkdagen na het aanmelden. Was de aanmelding fout, klik dan Terugdraaien (alleen eigenaar en beheerder). De zending gaat terug naar Te verzenden; bij het magazijn zelf verandert niets.

Markeren als verzonden

Zet de weergave op Te verzenden.
Vink de zendingen aan die weg zijn, of klik Alles selecteren.
Klik Markeer verzonden.

Onder Aangemeld is er geen selectiebalk: daar heeft elke rij zelf de knoppen Markeer verzonden en Terugdraaien.

De zending staat daarna onder Onderweg, de bestelling op Verzonden, de gereserveerde voorraad wordt afgeboekt en de klant krijgt de verzendmail. Lukt het bij één zending niet, dan gaan de andere gewoon door; je selectie blijft bewaard zodat je het opnieuw kunt proberen. Je kunt ook verzenden vanuit de lijst op Bestellingen.

Markeren als bezorgd

Zet de weergave op Onderweg of Vastgelopen.
Vink de zendingen aan die zijn afgeleverd.
Kies bij Bezorgd voor vandaag, of voor een eerdere dag en vul die dag in.
Klik Markeer bezorgd.

De zending gaat naar Afgeleverd en de bestelling naar Afgerond. De klant ziet op zijn bestelstatuspagina de stap Bezorgd met die dag. Hij krijgt hiervan geen mail.

Kies nooit een dag vóór de echte bezorging. De bedenktijd van de klant gaat lopen vanaf de dag na de bezorging; een te vroege dag kan een klant weigeren die nog recht heeft op herroepen. Bij twijfel is een dag later kiezen veilig. Een dag in de toekomst of vóór de verzenddag kan niet.

Een bezorging corrigeren

Zet de weergave op Afgeleverd en vink precies één zending aan.
Kies Nog niet bezorgd (terug naar Onderweg) of Later bezorgd op met een nieuwe dag.
Vul een reden in (verplicht, zonder klantgegevens zoals naam of adres).
Klik de knop; die zegt wat hij doet, bijvoorbeeld "Terugzetten naar onderweg".

Een eerdere dag kan niet, en terugzetten kan niet meer als de klant al heeft herroepen of als er een retour loopt. Elke correctie staat met wie, de reden en de dag in de tijdlijn van de bestelling.

Vastgelopen zendingen

Onder Vastgelopen staan zendingen die langer dan 72 uur geleden zijn verzonden en nog niet als bezorgd gemarkeerd. Het label noemt het aantal dagen zonder update. Dit is een schatting op tijd, geen melding van de vervoerder: kijk in de track en trace van je vervoerder en markeer bezorgd als het pakket er is.

Wacht op klant

Een zending die niet weg mag, staat onder Wacht op klant. Dat gebeurt bijvoorbeeld als de klant zijn bestelling herroept voordat ze verzonden is: dan staat er "Herroepen door de klant, niet verzenden" en weigeren Markeer verzonden en Aanmelden. Betaal in dat geval terug via de bestelling.

Track en trace

De klant volgt zijn pakket op de bestelstatuspagina van je winkel, met de stappen Ontvangen, Betaald, Verzonden en Bezorgd. Hij ziet daar geen naam, code of pagina van een vervoerder.

Wat Volledo vanzelf doet

Een betaalde bestelling krijgt meteen een zending onder Te verzenden, met alle regels erin.
Verzonden maakt de bestelling Verzonden; bezorgd maakt haar Afgerond. Dit gaat alleen vooruit, en een (deels) terugbetaalde of geannuleerde bestelling houdt haar status.
Bij Markeer verzonden gaat de verzendmail naar de klant en wordt de gereserveerde voorraad afgeboekt.
Is een bestelling volledig terugbetaald, dan worden haar zendingen die nog niet weg zijn geannuleerd. Markeer je zo'n zending toch, dan zegt het portaal "Deze zending is geannuleerd en gaat niet meer weg."

Wat niet kan

Verzendlabels of pakbonnen maken. Er is geen koppeling met een vervoerder; een label maak je bij je vervoerder zelf.
Zelf een trackingcode of vervoerder invullen bij een zending.
Automatisch bezorgd markeren op basis van scans van PostNL, DHL of een andere vervoerder. Bezorgd markeer je met de hand.
Meer dan één bezorging tegelijk corrigeren.

Je eigen Claude

Er is geen eigen handeling van de koppeling voor zendingen. Met search_orders (tab te doen of verzonden) en get_order (met de stand van de zending) ziet je eigen Claude wel wat er nog weg moet en wat onderweg is. Aanmelden, verzonden of bezorgd markeren en corrigeren kan Claude niet: dat doe je altijd zelf.