Volledo

Hulp

Bestellingen

Bestellingen vinden, filteren, verzenden, annuleren en exporteren, en lezen wat elke status betekent.

Openen in Volledo

Wat je hier doet

Hier staan alle bestellingen uit je winkel. Je ziet wat er op je ligt (betaald en nog niet verzonden), opent een bestelling om alles erover te lezen, markeert zendingen als verzonden en handelt annuleringen, notities en exports af. Terugbetalen start je ook vanaf een bestelling; hoe dat werkt staat bij Betalingen.

Waar je het vindt

Menu Verkoop > Bestellingen, adres /orders. Onder Bestellingen staan in het menu ook Betalingen, Retouren, Zendingen en Kortingscodes; op de telefoon staan die vier als knoppen bovenaan de lijst.

Op het scherm:

  • Tegels bovenaan: Te verzenden, Aangemeld, Wacht op betaling, Retour open en Terugboeking, elk met een aantal. Een tegel is ook een filter: klik erop voor die selectie, nog eens klikken zet hem terug.
  • Tabbladen: Alles, Te doen, Aangemeld, Wacht op betaling, Verzonden, Retour, Geld terug en Terugboeking, elk met een teller.
  • Zoekveld: "Zoek op nummer, naam, e-mail, trackingcode of SKU".
  • Filters: Status, Betaling en Periode (7, 30 of 90 dagen), plus Exporteren (CSV). Heb je testbestellingen, dan staat er ook de chip Testbestellingen.
  • Deze selectie: Omzet, aantal bestellingen, aantal producten en betaalmethodes van precies wat de lijst nu toont, over alle pagina's.
  • Tabel met de kolommen Bestelling, Klant, Inhoud, Status, Betaling, Levering, Signalen en het bedrag. Klik op Bestelling of het bedrag om te sorteren; standaard staat de nieuwste bovenaan. Er staan 25 bestellingen per pagina.
  • Zijkolom rechts: klik je een rij aan, dan zie je die bestelling daar met een stappenbalk, de zin Nu doen, de regels, de klant, het bezorgadres en de laatste gebeurtenissen. Open volledig opent het orderdetail. Is er niets aangeklikt, dan staat er Wat nu: alleen wat echt openstaat.

Zo werk je ermee

Status en betaling lezen

Elke bestelling heeft twee kolommen. Status is wat jij moet doen: Nieuw, Aanmelden, Aangemeld, Aangemeld te laat, Verzonden, Afgerond of Geannuleerd. Betaling is wat de klant deed: Wacht op betaling, Betaald, Deels terugbetaald, Terugbetaald, Chargeback of Vervallen.

  1. Te doen is je werklijst: betaald, nog niet aangemeld en nog niet verzonden.
  2. Markeer je de zending als verzonden, dan gaat de bestelling vanzelf naar Verzonden.
  3. Leg je de bezorging vast, dan wordt ze Afgerond.
  4. Een bestelling die (deels) is terugbetaald, teruggeboekt of geannuleerd houdt die status, ook als de zending daarna nog verandert.

In Signalen zie je kleine seintjes: een retour die nog loopt, een terugboeking door de bank, een beloofde levertijd die voorbij is, of een open probleem in Klantenservice.

Een bestelling openen

  1. Klik op een rij; de bestelling verschijnt in de zijkolom.
  2. Klik Open volledig voor het orderdetail.
  3. Bovenaan staat de strook Nu doen met één zin over wat er moet gebeuren en een stappenbalk (Ontvangen, Betaald, Verzonden, Bezorgd).
  4. Daaronder de actiebalk met Retour aanmelden, Terugbetalen, Mail klant, Factuur, Klantkaart, Notitie en, bij een onbetaalde bestelling, Annuleren.
  5. Rechts staan de kaarten Adressen, Geld, Klant, Verzending en Retouren; onderaan de Tijdlijn, Klantcontact (alle mails en gesprekken over deze bestelling) en Interne notities.

Een knop die nu niet kan, staat grijs. Klik Waarom zijn sommige knoppen grijs? voor de reden per knop. Met de toetsen J en K spring je naar de volgende of vorige bestelling.

Verzenden

  1. Vink in de lijst de bestellingen aan die de deur uitgaan.
  2. Klik in de balk boven de tabel Markeer als verzonden.
  3. Lees de bevestiging: daar staat welke bestellingen meedoen en welke worden overgeslagen, met de reden (nog niet betaald, al verzonden of geannuleerd).
  4. Bevestig. De klant krijgt de verzendmail en de bestelling staat onder Verzonden.

Heb je een bestelling doorgegeven aan je magazijn maar is ze nog niet weg, klik dan op het label Aanmelden. Ze staat dan op Aangemeld en telt niet meer als open taak. Meer hierover bij Zendingen.

Annuleren

Annuleren kan alleen bij een bestelling die nog op betaling wacht.

  1. Open de bestelling en klik Annuleren.
  2. Vul eventueel een reden in; die komt op de tijdlijn.
  3. Bevestig. De gereserveerde voorraad komt vrij en een gebruikte kortingscode telt weer als ongebruikt.

De klant krijgt hiervan geen mail en kan de bestelling daarna niet meer betalen. Wil je hem informeren, gebruik dan Klantenservice. Is er al betaald, dan gebruik je Terugbetalen in plaats van annuleren.

Een notitie maken

  1. Klik op het orderdetail Notitie.
  2. Schrijf je notitie en klik Notitie opslaan. Hij staat onder Interne notities en op de tijdlijn, met wie en wanneer.

Notities zijn alleen voor je team; de klant ziet ze nooit.

Mail opnieuw sturen

Mail klant stuurt de laatste automatische mail (bestelbevestiging, of de betaalbevestiging zodra er betaald is) nog een keer naar hetzelfde adres. Een vrij bericht schrijf je in Klantenservice.

Betalen na levering

Alleen als betalen na levering voor je winkel is ingesteld. Zo'n bestelling staat voor het werk bij de betaalde, met in de betaalkolom Betaalt na levering. Is alles bezorgd en de betaaltermijn voorbij, dan staat ze onder Wacht op betaling met Termijn verstreken. Maakt de klant naar je eigen rekening over, registreer dat dan op het orderdetail met Overboeking ontvangen (eigenaar en beheerder, alleen voor het volle totaal).

Testbestellingen

Een proefbestelling waar nooit geld op stond, kun je Markeren als test (eigenaar en beheerder). Ze telt dan nergens meer mee; de chip Testbestellingen toont ze weer.

Exporteren

  1. Zet de lijst op de tab, zoekterm en filters die je wilt.
  2. Klik Exporteren (CSV). Je krijgt de hele gefilterde lijst, tot 5.000 bestellingen, niet alleen de pagina die je ziet.
  3. Wil je alleen een paar bestellingen, vink ze aan en klik Exporteren (CSV) in de balk boven de tabel.

Met + Huidige filters opslaan… bewaar je een filtercombinatie als favoriet (maximaal 12, alleen voor jou).

Wat Volledo vanzelf doet

  • Bij elke bestelling krijgt de klant een bestelbevestiging, en na de betaling een betaalbevestiging en de factuur.
  • Een onbetaalde bestelling krijgt tussen 2 en 48 uur na het plaatsen één betaalherinnering.
  • Is het betaalvenster voorbij zonder betaling, dan komt de gereserveerde voorraad vanzelf vrij.
  • Je team krijgt een melding bij elke betaalde bestelling.
  • De status loopt mee met de zending: verzonden wordt Verzonden, bezorgd wordt Afgerond.

Wat niet kan

  • Een betaalde bestelling annuleren. Geld gaat alleen terug via Terugbetalen.
  • Terugbetalen of annuleren voor meer bestellingen tegelijk. In de lijst kun je alleen in bulk verzenden en exporteren.
  • Verzendlabels maken: Label maken en Label maken en verzenden staan grijs. Een label maak je bij je vervoerder zelf.
  • Een bestelling wijzigen (regels, prijzen, adres). Een bestelling ligt vast zodra ze geplaatst is.
  • Een notitie bewerken of verwijderen.

Je eigen Claude

Via de koppeling kan je eigen Claude bestellingen lezen:

  • search_orders zoekt bestellingen, nieuwste eerst, 25 per keer, op tab (alles, te doen, wacht op betaling, verzonden, retour, geld terug, terugboeking), zoekterm (nummer, naam of e-mail) en periode.
  • get_order haalt één bestelling op zoals het orderdetail hem toont: regels, totalen, adressen, betaalmethode, klant, retourstand, zending en tijdlijn.

Claude kan dus vertellen wat er openstaat of een bestelling samenvatten. Verzenden, annuleren, terugbetalen, notities maken en mails sturen kan Claude niet: dat doe je altijd zelf in het portaal.