Volledo

Hulp

Werken in Volledo

Het menu, de telefoonweergave, zoeken met het commandomenu, favorieten, meldingen en inloggen.

Wat je hier doet

Dit hoofdstuk legt uit hoe Volledo in elkaar zit: waar het menu staat, hoe je op de telefoon werkt, hoe je snel iets vindt en hoe meldingen binnenkomen. Ook staat hier hoe je inlogt en uitlogt, en wat de rollen in je team betekenen.

Waar je het vindt

Op de computer staat links het menu, in groepen met een kopje:

  • Dashboard, bovenaan zonder kopje.
  • Verkoop: Bestellingen, met daaronder altijd zichtbaar Betalingen, Retouren, Zendingen en Kortingscodes; daarna Offertes en Facturen.
  • Klantcontact: Klantenservice, Problemen en Klanten.
  • Aanbod: Producten en Voorraad en inkoop.
  • Inhoud: Pagina's en Kennisbank.
  • Inzicht: Analytics en Marketing.
  • Instellingen staat los onderaan, met daaronder je eigen account.

Bij Klantenservice staat een getal: het aantal open gesprekken. Het loopt live mee, op welk scherm je ook bent. Rechtsboven in het menu, naast de naam van je winkel, staat de bel van je meldingen.

Zo werk je ermee

Op de telefoon

Onder ongeveer 768 pixels breed verdwijnt het menu links en staat onderin een balk met vijf vakken: Dashboard, Bestellingen, Service (met de teller), Producten en Meer.

  1. Tik op Meer voor de rest, onder dezelfde kopjes als op de computer, met Instellingen en Uitloggen onderaan.
  2. Betalingen, Retouren, Zendingen en Kortingscodes bereik je via Bestellingen.
  3. Rechtsboven in de bovenbalk staat een ronde zoekknop voor het commandomenu, en de bel.

Je kunt Volledo op je telefoon als app installeren: in Chrome op Android via "Toevoegen aan beginscherm", op een iPhone in Safari via "Zet op beginscherm". Op de computer kan het via het installatie-icoon in de adresbalk.

Iets zoeken met het commandomenu

  1. Druk op Ctrl+K (op een Mac ⌘+K), op elk scherm, ook terwijl je in een veld typt. Op de telefoon tik je op de zoekknop.
  2. Typ minstens twee tekens. Je zoekt in Bestellingen (ordernummer, naam, e-mail, trackingcode of SKU), Klanten (naam, e-mail of telefoonnummer), Producten (naam of SKU), alle schermen uit het menu en een paar vaste acties, zoals Nieuwe kortingscode en Ga naar Instellingen.
  3. Kies met de pijltjes en open met Enter. Esc sluit het venster.

Voordat je typt, zie je onder Recent de laatste vijf dingen die je via dit venster opende. Dat lijstje staat alleen in deze browser, niet op je andere apparaten of bij collega's. Een actie die je rol niet mag, blijft zichtbaar met de reden erbij. Druk op ? voor een overzicht van de Sneltoetsen.

Filters bewaren in de favorietenbalk

Op de lijsten van Bestellingen, Betalingen, Retouren, Zendingen, Kortingscodes, Facturen, Klanten, Producten en Voorraad staat een balk Favorieten.

  1. Zet de filters die je vaak gebruikt.
  2. Klik op + Huidige filters opslaan…, geef een naam (hooguit 40 tekens) en sla op.
  3. Klik later op de favoriet en dezelfde filters staan meteen aan.
  4. Via het menu bij een favoriet kies je Hernoemen of Verwijderen.

Meldingen lezen

Alles wat er in je winkel gebeurt en wat jij moet weten, komt in je meldingencentrum. Een melding komt op drie manieren binnen:

  • Onder de bel: het getal telt je ongelezen meldingen (boven de 99 staat er 99+) en kleurt rood als iemand je noemt. Op de computer klapt een klik de laatste acht open, met de tabs Alles, Vermeld en Ongelezen, de knop Alles gelezen en onderaan Alle meldingen. Op de telefoon brengt de bel je meteen naar het centrum.
  • Als pop-up rechtsonder, op elk scherm. Hij blijft staan tot je hem wegklikt. Bekijken opent de plek; wegklikken zet hem niet op gelezen.
  • Als push op pc en telefoon, ook als Volledo dicht is, als je dat per apparaat aanzet bij Instellingen > Meldingen.

Het centrum staat op /meldingen, ook te vinden via het commandomenu. Daar staan je meldingen van de laatste 90 dagen, per dag, 50 tegelijk met Meer laden, met dezelfde tabs en een filter op soort. Klik op een regel en je staat op de bestelling, het gesprek of het probleem; dan telt hij als gelezen.

Welke soort ook als pop-up of push komt, kies je zelf bij Instellingen, paneel Meldingen. Wat je zelf doet, levert jou nooit een melding op.

Inloggen

  1. Ga naar /inloggen en log in met je e-mailadres en wachtwoord.
  2. Hoor je bij meer dan één winkel, dan kies je daarna in welke je werkt. Bij één winkel ga je meteen door.
  3. Wachtwoord kwijt? Klik op Wachtwoord vergeten?, vul je adres in en druk op Stuur het bericht. De link in de mail werkt één keer en is 24 uur geldig. Een nieuw wachtwoord is minimaal 12 tekens; een wachtwoord dat in een bekend datalek staat, wordt geweigerd.

Zolang een tabblad open staat, verlengt Volledo je inlog vanzelf.

Uitloggen

  1. Op de computer: klik onderaan het menu op je initialen en dan op Uitloggen.
  2. Op de telefoon: tik op Meer en dan op Uitloggen, de laatste regel.

Rollen in je team

Er zijn vier rollen: Eigenaar, Beheerder, Medewerker en Alleen lezen. Kort gezegd: eigenaar en beheerder mogen alles, ook instellingen wijzigen en terugbetalen; een medewerker verwerkt bestellingen en bewerkt producten; alleen lezen kijkt mee. Exporteren naar CSV kan elke rol. Teamleden uitnodigen en rollen wijzigen doe je bij Instellingen, paneel Gebruikers en rollen.

Wat Volledo vanzelf doet

  • Logboek: elke pagina die je opent en elke handeling die je doet, komt in je gebruikerslogboek. De eigenaar en beheerders kunnen dat per teamlid inzien bij Instellingen > Gebruikers en rollen. Herhalende dingen zoals verversen of zoeken per toetsaanslag staan er niet in. Het logboek wordt 365 dagen bewaard.
  • Teller bij Klantenservice: verandert binnen een seconde als er een bericht binnenkomt of een gesprek sluit.
  • Meldingen op gelezen: open je een bestelling, gesprek, probleem of klantkaart langs een andere weg, dan gaan de meldingen daarover ook op gelezen.

Hulp bij een scherm

  1. Op de computer staat rechtsboven in de kopbalk een rond vraagteken. Klik erop en je komt in deze handleiding bij het hoofdstuk van het scherm waar je stond.
  2. Op de telefoon tik je op het zoekglas bovenin en kies je Hulp. Met ⌘K (of Ctrl K) werkt dat ook op de computer.
  3. In de handleiding zoek je met het zoekveld op het overzicht, of je kiest links een onderdeel. Met de knop bovenaan een hoofdstuk ga je terug naar het scherm zelf.

Wat niet kan

  • Een zoekvak in het menu is er niet. Zoeken doe je met het commandomenu of met het zoekveld en de filters op het scherm zelf.
  • Het menu indelen of onderdelen verbergen kan niet.
  • Meldingen van een collega zie je niet; je ziet alleen je eigen meldingen.
  • Inloggen met een link uit je mail kan niet; je logt altijd in met je wachtwoord.
  • Zelf een nieuwe uitnodiging aanvragen kan niet. Werkt je uitnodiging niet meer, vraag dan je eigenaar of beheerder om je opnieuw uit te nodigen.

Je eigen Claude

Voor het menu, zoeken, meldingen en inloggen heeft de koppeling geen handelingen. Je Claude kan je wel uitleggen waar iets staat in het menu, welke sneltoetsen er zijn en welke rol wat mag. Inloggen, je wachtwoord en je meldingsvoorkeuren blijven altijd bij jou. Hoe je je Claude koppelt, staat in Je eigen Claude.