Volledo

Hulp

Voorraad en inkoop

Zien wat je nog kunt verkopen, op tijd bijbestellen met inkooporders en je leveranciers met hun inkoopprijzen beheren.

Openen in Volledo

Wat je hier doet

Hier zie je per productvariant hoeveel je nog kunt verkopen, wat al voor klanten gereserveerd is en wat onderweg is van je leverancier. Je legt je leveranciers vast met hun inkoopprijzen, maakt inkooporders en boekt een levering in zodra die binnen is. Zo zie je op tijd wat je moet bijbestellen.

Waar je het vindt

Menu Aanbod > Voorraad en inkoop, adres /voorraad. Bovenaan staan drie tabbladen: Voorraad, Inkooporders en Leveranciers. Voor de eigenaar en een beheerder staat in de bovenbalk ook de knop Inkooporder.

Op het tabblad Voorraad staan vier tegels:

  • Onder bestelpunt: varianten waarvan de vrije voorraad op of onder het bestelpunt staat, met hoeveel er uitverkocht zijn.
  • Onderweg: openstaande inkooporders, met hoeveel er te laat zijn.
  • Gereserveerd: stuks die al verkocht zijn maar nog niet verzonden.
  • Telverschil: varianten waarbij de voorraadstand niet klopt met de optelling van alle boekingen, uit de controle van afgelopen nacht.

Daaronder de tabel met de kolommen Product, Vrij, Gereserveerd, Onderweg, Bestelpunt en Leverancier, de krapste bovenaan. Vrij is op voorraad min gereserveerd: wat je vandaag nog kunt verkopen. In de filterbalk staan het zoekveld (Zoek op naam, SKU of leverancier, sneltoets /), de uitklappers Leverancier en Merk en Exporteren (CSV). Verkoop je ook dropship, dan staat er een keuze tussen Alles, Eigen voorraad en Dropship. Rechts staat de kolom Wat nu en Snel.

Zo werk je ermee

Voorraad en bestelpunt instellen

De voorraad en het bestelpunt van een product stel je in bij het product zelf, niet op dit scherm.

  1. Open Aanbod > Producten en klik het product aan.
  2. Vul Op voorraad in en, als je een seintje wilt, het Minimum-alarm: het aantal waarop de variant als "onder bestelpunt" telt. Leeg betekent geen alarm, 0 betekent alarm bij uitverkocht.
  3. Klik op Opslaan.

Is het product dropship (de leverancier verstuurt zelf), zet dan Dropship-product (leverancier verzendt) aan. Zo'n product heeft geen eigen voorraad en telt nooit als onder bestelpunt.

Zien wat je moet bijbestellen

  1. Klik op de tegel Onder bestelpunt. De tabel toont alleen nog de krappe en uitverkochte varianten.
  2. Haal het filter weg met het kruisje op de rode pil Onder bestelpunt.
  3. Bewaar een vaste combinatie van filters bij Favorieten met + Huidige filters opslaan….

Een leverancier toevoegen

  1. Open het tabblad Leveranciers en klik op Nieuwe leverancier.
  2. Vul Naam, E-mail voor bestellingen, Telefoon, Hoe bestel je (Per e-mail, Via hun portaal of Handmatig (telefoon, bezoek)) en de Standaard levertijd (dagen) in.
  3. Laat Actief (verschijnt bij Inkooporder maken) aangevinkt.
  4. Klik op Leverancier toevoegen.

Inkoopprijzen per leverancier vastleggen

  1. Klik bij de leverancier op Prijzen en gegevens.
  2. Kies onderaan bij Product toevoegen een product, en vul Inkoop excl. btw en eventueel Hun artikelnummer in. Typ een bedrag als 1219 of 76,67, zonder punt voor duizendtallen.
  3. Vink Voorkeur aan als dit je vaste leverancier voor dat product is. Per product heeft hooguit één leverancier de voorkeur; bij de andere gaat het vinkje vanzelf uit.
  4. Klik op Prijslijst opslaan. Alles gaat in één keer.

Een prijs wijzigen verandert bestaande inkooporders niet.

Een inkooporder maken en inboeken

  1. Klik op Inkooporder of ga naar het tabblad Inkooporders en kies bij Inkooporder maken een leverancier en klik op Verder.
  2. Vul per product een aantal in. Leeg of 0 betekent niet bestellen. De inkoopprijs komt uit de prijslijst van die leverancier.
  3. Klik op Concept opslaan.
  4. Bestel bij je leverancier. Het portaal stuurt de order niet zelf.
  5. Klik daarna op Als besteld markeren. De order staat nu op Onderweg, met een verwachte leverdatum op basis van de levertijd.
  6. Is de levering binnen, open de order en klik op Ontvangst boeken. De voorraad gaat omhoog. Heb je meer locaties, kies dan bij Naar waar de levering binnenkomt.

Een concept dat je niet meer nodig hebt, haal je weg met Concept weggooien.

Een dagelijkse orderlijst naar een dropshipleverancier

Levert een leverancier rechtstreeks aan je klanten, dan kan Volledo hem elke werkdag één mail sturen met de bestellingen die hij moet versturen.

  1. Open de leverancier op het tabblad Leveranciers.
  2. Kies bij Dagelijkse orderlijst per mail een tijd, bijvoorbeeld Elke werkdag om 09:15.
  3. Vul bij Kopie van de orderlijst naar (optioneel) je eigen adres in. Daar komen ook de meldingen als er iets misgaat.
  4. Klik op Opslaan.

In de lijst staan naam, adres, e-mail en telefoon van je klant. Noem de leverancier daarom als ontvanger in je privacyverklaring.

Meer locaties

Zie je de knop Locatie · Alle locaties ▾, dan kun je je voorraad over meerdere locaties volgen. Kies een locatie om alleen die cijfers te zien. Onderin de keuze voegt de eigenaar of een beheerder een Nieuwe locatie toe of past de naam aan met Hernoemen.

Wat Volledo vanzelf doet

  • Bij een bestelling reserveert Volledo de voorraad. Betaalt de klant niet binnen het betaalvenster (standaard 30 minuten), of wordt de bestelling geannuleerd of terugbetaald, dan komt de reservering binnen 5 minuten weer vrij. Een betaalde bestelling houdt haar reservering tot verzending. Bij betalen per bankoverschrijving blijft de voorraad vastgehouden tot de vervaldag.
  • Elke nacht controleert Volledo per variant of de voorraadstand klopt met alle boekingen. Een afwijking staat in de tegel Telverschil; er wordt niets gestopt.
  • Staat een dagelijkse orderlijst aan, dan gaat die op werkdagen om kwart over het gekozen uur, alleen met bestellingen die na het aanzetten betaald zijn en waarvan de leverancier de voorkeur heeft. Geen bestellingen, geen mail. Elke bestelling gaat maar op één lijst.
  • Antwoordt de leverancier op de orderlijst met een duidelijke track-and-trace van PostNL, DHL, DPD, GLS of UPS, dan zet Volledo de zending op verzonden en krijgt je klant de verzendmail. Is het antwoord niet duidelijk, dan verandert er niets en krijg je een mail.
  • Staat een doorgezette bestelling drie werkdagen later nog niet op verzonden, dan krijg je één mail om de track-and-trace na te vragen.

Wat niet kan

  • De voorraad van een variant direct op dit scherm aanpassen kan niet; dat doe je bij het product in Producten. Een telling importeren bestaat nog niet.
  • Een levering gedeeltelijk inboeken kan niet: Ontvangst boeken boekt de hele order in één keer.
  • Een inkooporder vanuit het portaal naar de leverancier mailen kan niet; dat stuur je zelf.
  • Voorraad verplaatsen tussen locaties, een locatie verwijderen of een andere standaardlocatie kiezen kan niet.
  • Een product weghalen uit de prijslijst van een leverancier kan nog niet.
  • Leveranciers en inkooporders maken of wijzigen doet alleen de eigenaar of een beheerder. Een medewerker mag wel een ontvangst boeken.

Je eigen Claude

Je eigen Claude kan de voorraad lezen met get_stock_overview: per variant op voorraad, gereserveerd, vrij, onderweg, bestelpunt en leverancier, 25 regels per keer, en desgewenst alleen wat onder het bestelpunt staat. Daarmee kan hij bijvoorbeeld een bestellijstje voor je opstellen.

Schrijven kan Claude hier niet. Voorraad aanpassen, bestelpunten zetten, leveranciers en prijzen vastleggen, inkooporders maken en ontvangsten boeken doe je altijd zelf.